Acciones de Documento
“Con la ‘Central de Información Contable’ reducimos los costes en términos de tiempo y el esfuerzo de rendición de los datos en al menos un 50%, con mayor fiabilidad”
SANTIAGO SALAS - Interventor General de la Administración de la Comunidad de Castilla y León.
El objetivo del proyecto ha sido desarrollar conjuntamente una solución para la gestión integral de la rendición de cuentas de los entes adscritos a la Administración, que incluye un catálogo de entes, así como las herramientas que facilitan el cálculo del déficit público, la formación de la Cuenta General de la Comunidad y gestión documental que posibilite automatizar el proceso, teniendo toda la funcionalidad requerida en un único punto de acceso con las posibilidades de los estándares de las aplicaciones analíticas de SAP. Se ha adaptado la funcionalidad de SAP BPC para contemplar las necesidades de consolidación de información de entidades según la normativa europea SEC 95 (Sistema Europeo de Cuentas Nacionales y Regionales) y nuestras particularidades como Junta de Castilla y León. Este proyecto nos permite eliminar un proceso manual que requería la dedicación de muchos profesionales y tiempo, con menor fiabilidad de los datos, reduciendo los costes en términos de tiempo y el esfuerzo de rendición de la información en al menos un 50%. Uno de los objetivos estratégicos logrados es la posibilidad que tenemos de anticipar el cálculo del superávit o déficit público, realizar proyecciones a final de año y simulaciones sobre los datos actuales y proyectados, lo cual nos permite adoptar medidas correctoras por anticipado y no sólo analizar datos históricos o pasados.
El nivel de acogida por parte de los usuarios ha sido muy elevado. Los objetivos establecidos al efecto, que eran tener dados de alta el 100% de los entes con toda la documentación adjunta necesaria y que el número de entes que rindan cuentas en los plazos acordados fuera superior al 95%, fueron cumplidos íntegramente. Para lograrlo, se definió un Plan de Comunicación orientado hacia los usuarios finales de cada uno de los entes que debían rendir información con la nueva herramienta implantada con BPC. El objetivo fue hacerles conocedores y partícipes de un proyecto pionero en España, siendo la Junta de Castilla y León la primera Comunidad que apostaba por un proyecto de estas características y una revolución entendida como una mejora cualitativa y cuantitativa que no sólo iba a plasmarse respecto a la Junta con su comunicación y rendición a la Intervención General de la Administración del Estado, sino para todos los entes en su día a día, al hacer más ágil, seguro, fiable y directo, su comunicación con JCYL a la hora de rendir la información.
El uso de metodologías adaptadas a la tipología de este proyecto era capital para su éxito. La metodología debía ser lo más plausible posible, cercana a la realidad de las aplicaciones SAP e íntimamente relacionada con las fases de implantación tecnológicas, preparación de los entornos, facilidad en la incorporación de mejoras, tests de rendimiento y usabilidad. Adicionalmente, debía tenerse en cuenta la aportación del partner implantador, con su propia experiencia en proyectos SAP para la Administración Pública y especialmente en la Junta de Castilla y León, y las lecciones aprendidas en experiencias similares, hechos que enriquecían la metodología estándar SAP que ha sido normalmente utilizada en proyectos más estándares, como la implantación pasada del sistema económico-financiero. El proyecto se ha enriquecido con las experiencias del pre-diseño que el partner de implantación, Ibermática, ha aportado al proyecto. En este caso, y como valor añadido, se adapta la metodología estándar, especialmente en los circuitos de aprobación, auditoría y soporte de soluciones, a la involucración de SAP en el proyecto. El premio ha supuesto para la Junta el reconocimiento al esfuerzo de implantación de un proyecto que combina la innovación tecnológica (desarrollado con una plataforma SAP novedosa en el Sector Público) con la eficiencia en la administración dentro del contexto socioeconómico actual, mediante la implantación de un proyecto aglutinador de información entre todos los entes que forman el Gobierno de Castilla y León, con la consiguiente reducción de los costes internos y haciendo una administración más eficiente.
El sistema implantado tiene un carácter registral por una parte y analítico de la información por otra, y nos ha permitido mejorar el control, tarea importante dentro de las funciones de la Intervención en la Administración Pública. El conjunto de herramientas analíticas utilizadas permiten realizar la rendición de cuentas, simulaciones complejas, presupuestar y planificar, consolidar y gestionar el flujo del proceso y realizar el reporting con una única herramienta integrada. Posibilita a la Junta realizar la estimación de su propio superávit o déficit mediante plantillas de ajuste y procesos de simulación y proyección que ayuden a la toma de decisiones en la ejecución presupuestaria. Además permite la creación de diferentes escenarios con la posibilidad de tomar las decisiones económicas necesarias, así como la simulación y proyección hasta fin de año. La información está integrada y centralizada en un repositorio multidimensional con sistema de explotación de la información (cuadro de mando). El uso de este tipo de herramientas adquiere mayor relevancia en el contexto socioeconómico actual, ya que además de ayudar a controlar el Déficit Público, alinea los planes operativos y financieros de la Comunidad con los estratégicos y objetivos, mejorando la precisión en la planificación y costes asociados. Con la reducción de tiempo/coste en la obtención de la información consolidada, los empleados públicos pueden dedicar más tiempo al análisis de la información que a labores transaccionales, y por tanto asegura la confianza en los resultados financieros e informes corporativos.
Se persigue la utilización de las herramientas existentes para la planificación y presupuestación en la Comunidad, potenciando el uso de cuadros de mando que combinen datos de carácter económico-financiero con otros de diferente naturaleza (demográficos, gestión de contratos, gestión de subvenciones…), lo cual permite el seguimiento de objetivos de naturaleza política. Se pretende potenciar todos los temas relacionados con la movilidad, haciendo uso de las posibilidades que dan los distintos dispositivos móviles. En la actualidad, cada vez son más las actividades de la Junta que se realizan fuera de su ámbito y, por lo tanto, lejos de donde están ubicados los sistemas de información de la compañía. |
|
