Expediente Judicial Electrónico. La Justicia se moderniza

La Nueva Oficina Judicial es el resultado de una ambiciosa reforma para adaptar a los nuevos tiempos y necesidades una estructura que se ha quedado obsoleta. Su diseño responde a un amplio plan para mejorar los procesos judiciales, que siguen generando la percepción en la ciudadanía de sistemas lentos, con alta tasa de dependencia y una ausencia notable de transparencia.

La solución de Ibermática es fruto de la experiencia en el ámbito de la tecnología aplicada a la Administración de Justicia en diferentes comunidades autónomas y órganos jurisdiccionales de ámbito nacional, aplica las tecnologías de la información en la consecución de un modelo integral de justicia y responde a uno de los retos fundamentales de la Administración de Justicia del siglo XXI que supone acercarse al ciudadano y fomentar en la organización una mentalidad de orientación tanto al ciudadano como al resto de agentes en todas sus actuaciones.

Con este fin, se están realizando múltiples esfuerzos desde la Administración de justicia. En la actualidad, las TIC aportan nuevos canales para establecer una comunicación bidireccional y continua a través de Internet, optimizando, asimismo, las relaciones con los agentes que intervienen en los diferentes procesos y con el resto de administraciones.

El establecimiento de relaciones entre la oficina judicial y los particulares, profesionales y administraciones, constituye una oportunidad para dar el impulso definitivo cumpliendo todos los requerimientos en materia de seguridad que el Consejo General del Poder Judicial demanda en sus auditorías.

Evolución de la Oficina Judicial

Los fines estratégicos que guían el diseño de los sistemas de información que deben dar servicio a la Administración de Justicia, tanto en la situación actual como en el marco de la Nueva Oficina Judicial, son los de conseguir una organización donde se minimice tanto como sea posible la circulación de papeles entre las diferentes unidades que la integran y, al mismo tiempo, se fomente la transparencia de las actuaciones judiciales y se facilite el acceso e intercambio de información de los ciudadanos y los profesionales al contenido de los expedientes de los cuales sean parte.

La consecución del diseño conlleva un proceso de cambio hacia un nuevo modelo de gestión, fundamentado en la creación de nuevos sistemas de organización y en el desarrollo de las tecnologías de la información. Se están creando nuevas herramientas de gestión, nuevas formas de interrelación, identificándose nuevos procedimientos de trabajo en un escenario que involucra a una gran parte de los usuarios internos de Justicia y que, indudablemente, debe repercutir en una mejora en el servicio prestado a la ciudadanía.

Uno de los cambios organizativos más relevantes es el establecimiento del Servicio Común Procesal de Ordenación del Procedimiento, que implica un elevado número de itinerancias del procedimiento (cambios de unidades tramitadoras), con repetidos desplazamientos de los expedientes entre la Unidad de Apoyo Directo y los distintos Servicios Comunes Procesales, lo que puede suponer un incremento en la duración de la tramitación y dificultar la ubicación del expediente en cada caso.

Estas circunstancias se pueden mitigar mediante la implantación de instrumentos tecnológicos de información y comunicación (TIC) que permitan el uso generalizado del llamado “Expediente Judicial Electrónico” y su circulación entre las distintas unidades de la oficina judicial a través de las redes de comunicación para que cada integrante del proceso de tramitación acceda a la información correspondiente.

Para este cometido es necesario realizar la trasformación de la organización y esto representa un cambio de gran importancia en sus procedimientos y hábitos de gestión. Debido a la complejidad de la estructura organizativa judicial es importante que en este proceso se considere el impacto sobre los colectivos involucrados, identificando y gestionando todos aquellos aspectos que constituyen las principales barreras para el éxito del proceso, como por ejemplo, nuevos procedimientos, aplicaciones y metodologías de trabajo, nuevas necesidades de formación, comunicación...

Sin embargo, nos encontramos que hasta que este escenario sea realidad se vivirá un periodo de transición en el que se continuará con el “expediente físico” en convivencia con el “Expediente Judicial Electrónico“, hasta que las herramientas y el modo de uso por parte de los profesionales de la Justicia permitan una digitalización integra del mismo. La realidad es que tanto los archivos de gestión de las oficinas judiciales como los archivos territoriales siguen repletos de carpetas con papel impreso y cada vez más deterioradas, ocupando un espacio que con la aportación de las nuevas tecnologías carece de sentido.

El Expediente Judicial Electrónico, en el ámbito de la Administración de Justicia, se define como el conjunto de información que se genera durante la tramitación de un expediente judicial, tanto la emitida desde la propia oficina judicial como la aportada por las partes durante el desarrollo del proceso o la que se deriva de los informes o aportaciones de peritos y profesionales.

• Los sistemas de información implementados en las oficinas judiciales, permitirán que toda la información que se genera ya esté en formato electrónico y se integre de forma natural en el Expediente Judicial Electrónico.
• Los documentos aportados por las partes y los profesionales al expediente deberán llegar a las oficinas judiciales, donde se incorporarán al Expediente Judicial Electrónico, tanto si se trata de escritos de trámite como en el caso de documentos que dan origen a un nuevo asunto judicial.

Es un objetivo por parte de la Administración de Justicia el conseguir que los litigantes, sus representantes y demás profesionales presenten sus escritos en formato electrónico con las debidas garantías y que los procesos a los que den lugar se tramiten íntegramente en formato electrónico. Para ello es necesario fomentar las siguientes líneas de actuación:

• Realización de acuerdos con administraciones y organismos públicos y privados, como pueden ser los colegios profesionales, para el intercambio de información inherente a los expedientes.
• Comunicaciones telemáticas seguras con los abogados y procuradores, cuerpos y fuerzas de seguridad, peritos, traductores, etc…
• Establecimiento de medios tanto humanos como materiales para el proceso de digitalización en la sede, así como mecanismos para la firma digital.

La necesidad de realizar una correcta asimilación de estos cambios en Justicia, viene marcada por los riesgos inherentes a todo proceso de transformación. Es necesario gestionar la resistencia al cambio, especialmente en aquellos colectivos poco familiarizados con los nuevos procesos y sistemas a poner en marcha. Será necesario un nivel de compromiso suficiente como catalizador del proceso de cambio, y la comunicación de una visión global y compartida de los promotores para vencer las dificultades del impacto organizativo y cultural que supone el hecho de trabajar con nuevos sistemas.

Para poder interrelacionar a todos los usuarios de la Administración de Justicia, es imprescindible que se disponga de medios seguros. Es necesario acreditar quién está firmando los documentos, quién está realizando las presentaciones, que lo que figura en el Expediente Judicial Electrónico es lo que se ha presentado, en definitiva quién y en qué condición está accediendo a la Administración de Justicia y es aquí donde la firma digital adquiere todo su protagonismo.

Los documentos generados desde los sistemas de información de las oficinas judiciales deberán estar firmados digitalmente por los usuarios con autorización para ello, siendo estos inicialmente los secretarios, fiscales, jueces y magistrados. Asimismo las presentaciones que se realizan en el juzgado deberán tener la validez que en cada momento sea necesario. Los documentos presentados en las sedes judiciales deben llevar una firma digital mediante una entidad certificadora que a modo de sello de entrada, certifique que ese es el documento que se ha presentado. De esta manera:

• En las comunicaciones telemáticas de abogados y procuradores serán los profesionales quienes firmen el proceso de presentación de la documentación.
• En la presentación de documentación mediante medios digitales (FAX/CD/USB...) en la propia sede deberá existir, en la incorporación al expediente de los documentos digitalizados, un proceso por el cual en el momento de la anexión de documentos al expediente, éstos quedarán firmados mediante lo que se denomina certificado digital de aplicación.
• En los documentos que se presentan en formato físico en la propia sede y que el departamento de digitalización proceda a su escaneo, bien en un proceso manual o bien desatendido, será el propio proceso de escaneo y anexión al Expediente Judicial Electrónico quien firme el documento mediante el certificado digital de aplicación.

La existencia del Expediente Judicial Electrónico facilita la itineración de los mismos no sólo dentro de la nueva organización entre las unidades procesales de apoyo directo y los servicios comunes, sino también entre diferentes órganos de la estructura judicial, tanto si se trata de itineraciones de asuntos entre órganos de la misma provincia tales como elevaciones, recursos, inhibiciones, etc… como entre órganos de distintas ubicaciones geográficas como puede ser el caso de los recursos al Tribunal Supremo, envíos a la Audiencia Nacional y los auxilios judiciales entre órganos (exhortos) entre otros.

En este sentido, el Test de Compatibilidad impulsado por el CGPJ ha definido, mediante sus Grupos de Trabajo, los protocolos para las comunicaciones telemáticas de exhortos entre distintos sistemas informáticos judiciales, tanto para los envíos como para la recepción por el órgano de destino. Asimismo, el CGPJ ha puesto a disposición de las comunidades una plataforma para el intercambio de información del Test de Compatibilidad.

Ibermática apuesta por una solución global, generadora de un entorno adecuado en la Administración de Justicia y facilitadora de la implantación de nuevos sistemas de información y formas de trabajo.

La solución de Ibermática aporta un conjunto integrado de soluciones, aplicaciones y servicios que dan respuesta a las necesidades de la Administración de Justicia y a sus diversos participantes, facilitando el avance de las líneas de acción identificadas para la consecución de los objetivos estratégicos a los que todo proceso de modernización debe dar respuesta.

Los objetivos estratégicos fundamentales a conseguir para modernizar la Administración de Justicia y adecuarla a las necesidades y exigencias de la sociedad son los siguientes:

• Alcanzar una capacidad para desarrollar una actividad operativa óptima:

EFICACIA que facilite la agilidad y flexibilidad de la gestión y la racionalización de esfuerzos y recursos, basado en un modelo de gestión único e integrado, en línea con las nuevas tendencias tecnológicas.

• Conseguir una Administración transparente y abierta al ciudadano:

ACCESIBILIDAD Aumentando el número de servicios ofrecidos a los ciudadanos, mejorando la calidad de los mismos, desarrollando nuevos canales de acceso (Call-Center, Internet...) a estos servicios y reforzando el papel de terceros colaboradores (instituciones diversas) en los procesos de gestión.

• Incorporar sistemas de explotación y publicación de la información a todos los niveles:

CONOCIMIENTO integrando toda la información del entorno de un ciudadano, generando información que posibilite la mejora de la gestión, el análisis y la simulación, estructurando los datos de forma que se desarrolle un modelo de conocimiento de la situación.

• Adaptar y orientar, de forma adecuada, las estrategias e inversiones en infraestructura tecnológica:

SOLIDEZ Y EVOLUCIÓN incorporando tecnologías de aplicación práctica en los procesos y diseñando una Arquitectura de Sistemas de Información que aporte una visión global e integrada.

La transformación que requiere la modernización de la Administración de Justicia, conlleva también considerar los siguientes aspectos:

• Adaptación a los cambios organizativos, para adaptar la estrategia organizativa al nuevo modelo de gestión (roles, competencias y personas) al cual se tendrá que aproximar la organización a lo largo del proceso de cambio.
• Comunicación, con el fin de difundir la visión, objetivos y resultados del proyecto, tanto a nivel interno como externo.
• Formación, Para dar estructura al proceso y permitir obtener el mayor rendimiento posible en el aprendizaje de los conocimientos necesarios en los nuevos sistemas.
• Soporte rendimiento operativo, para proporcionar el apoyo a los usuarios y los elementos necesarios para seguir la evolución de la implantación del nuevo sistema.

En definitiva, nos encontramos ante un reto histórico para el que es necesario priorizar la inversión en aplicaciones informáticas que contribuyan a poner en marcha la modernización de la oficina judicial y poder realizar el seguimiento en tiempo real de la actividad de los órganos de la Administración de Justicia. Hay que impulsar y proponer nuevas ideas para el desarrollo de iniciativas y fomentar la colaboración y el acceso electrónico entre las distintas Administraciones Públicas, colectivos profesionales y ciudadanos (ley Orgánica 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos), a quienes en definitiva debemos prestar un servicio público de calidad.